Política de Calidad AHETE

Somos una organización sostenible económicamente y transparente en nuestra gestión, con personas  cualificadas, honestas e implicadas, que pretende ser un referente en el movimiento asociativo, cercana y accesible, prestando servicios innovadores y de calidad, con capacidad de adaptación para dar respuesta a las necesidades cambiantes de nuestros grupos de interés.

 Para ello, AHETE asume el cumplimiento de los siguientes compromisos:

• Compromiso de la Dirección con el cumplimiento de la legislación y normativa aplicable a nuestras actividades, de los requisitos exigidos a nuestros grupos de interés, y de los propios de la Norma UNE-EN-ISO 9001:2015.
• Compromiso de promover una comprensión y difusión de nuestra política de calidad, velar por su cumplimiento, revisarla y mantenerla actualizada, adecuándola al propósito de nuestra organización, con el propósito de proporcionar un marco de referencia para establecer y revisar los objetivos de calidad.
• Compromiso con la satisfacción de las expectativas de nuestro colectivo, empleando todos los medios disponibles en defender y proteger sus derechos.
• Compromiso de hacer que la mejora continua de servicios, procesos y sistemas sea un objetivo permanente de todo el equipo humano de la Entidad.
• Compromiso de habilitar los oportunos canales de información y de comunicación interna y externa que hagan llegar toda la información necesaria a nuestras partes interesadas, manteniendo un clima de colaboración y trabajo conjunto. 

Principios de Transparencia y Buenas Prácticas

En AHETE, asumimos como propios los principios de transparencia y buenas prácticas de la Fundación Lealtad, al considerarlos un referente idóneo y ajustado a la realidad de nuestra asociación. En este sentido, AHETE se ajusta fielmente a la gran mayoría de estos principios y trabaja diariamente en la adaptación de su gestión para cumplir con el 100% de ellos.

Principio 1 de Funcionamiento y Regulación del Órgano de Gobierno

El órgano de gobierno es el principal responsable de que la ONG cumpla con su misión y de la gestión eficiente de sus recursos. En el caso de las asociaciones el máximo órgano de gobierno es la Asamblea General de socios, representada por la Junta Directiva.

El buen funcionamiento del órgano de gobierno en una ONG, al igual que en una empresa, revierte en toda la actividad de la misma. Gobernar una organización implica asistir a las reuniones, participar activamente en la toma de decisiones que afectan a la estrategia y funcionamiento de la ONG e involucrarse en los procesos de planificación y seguimiento de la actividad. Por otro lado, conocer qué personas forman parte del órgano de gobierno de la ONG contribuye a generar la confianza de la sociedad en la organización.

Para garantizar un correcto funcionamiento del órgano de gobierno es necesario que este esté formado por un mínimo de miembros, que se reúnan periódicamente, que se produzca una renovación periódica de sus cargos, y que cuente con mecanismos para asegurar su independencia en la toma de decisiones y evitar posibles conflictos de interés en su seno. Ello hace posible el control de la labor realizada por el propio órgano de gobierno.

• El órgano de gobierno estará constituido por un mínimo de 5 miembros.
• El órgano de gobierno se reunirá al menos 2 veces al año con la asistencia física o por videoconferencia de más del 50% de los miembros del órgano de gobierno.
• Todos los miembros del órgano de gobierno asistirán en persona o por videoconferencia, al menos, a una reunión al año.
• Respecto a los miembros del órgano de gobierno, serán públicos los nombres, profesión, cargos públicos y relación de parentesco y afinidad con otros miembros del órgano de gobierno y con el equipo directivo de la organización, así como las relaciones que existan entre miembros del órgano de gobierno y los proveedores y co-organizadores de la actividad.
• Sólo un número limitado de los miembros del órgano de gobierno podrá recibir ingresos de cualquier tipo, procedentes tanto de la propia organización como de otras entidades vinculadas. Este porcentaje será inferior al 40% de los miembros.
• Los miembros del órgano de gobierno se renovarán con cierta regularidad. 

Principio 2 de Claridad y Publicidad del Fin Social

    Tener un fin social claro, fácilmente accesible al público y que identifique claramente la actividad y los beneficiarios de la ONG es vital para la captación de colaboradores, particulares e institucionales, y para la motivación de los trabajadores y voluntarios. Ello ayuda a la toma de decisiones estratégicas así como al diseño de los programas, y garantiza la coherencia entre las actividades previstas en Estatutos y las realmente ejecutadas.

• El fin social de interés general estará bien definido. Deberá identificar u orientar sobre su campo de actividad y el público al que se dirige.
• Todas las actividades que realice la organización estarán encaminadas a la consecución del fin social, de modo que la organización no lleve a cabo actividades que no estén explícitamente contempladas en sus Estatutos.
• El fin social de interés general será de fácil acceso para el público.

Principio 3 de Planificación y Seguimiento de la Actividad

Una planificación de la actividad bien diseñada permite a la ONG anticipar posibles cambios en el entorno y adaptarse a nuevas situaciones. De igual forma, la existencia de sistemas internos de seguimiento y evaluación de la actividad, permiten la medición del impacto de los proyectos de la ONG. En ambos procesos resulta fundamental la implicación del órgano de gobierno de la organización, así como en la definición de los criterios y procesos de selección de proyectos y de las entidades que colaborarán en su ejecución.

El seguimiento de una línea de trabajo específica indica la experiencia de la ONG en el ámbito de actuación y la zona geográfica en la que opera. Por otro lado, evita que puedan darse situaciones en las que se soliciten fondos para proyectos fuera del ámbito o zona de actuación de la ONG primando el voluntarismo sobre el uso eficiente de los mismos.

• Existirá un plan estratégico o un plan anual que englobe toda la organización con objetivos cuantificables.
• La planificación tendrá que estar aprobada por el órgano de gobierno.
• Contarán con sistemas formalmente definidos de control y de seguimiento interno de la actividad y de los beneficiarios.
• La organización elaborará informes de seguimiento y finales justificativos de los proyectos que estarán a disposición de los financiadores. 

Principio 4 de Comunicación e Imagen Fiel en la Información

La comunicación de la ONG con la sociedad es fundamental para incrementar la confianza en la misma y ampliar y fidelizar su base social (socios, voluntarios, etc.). El detalle de la información facilitada al público y el hecho de que el mensaje que se transmita a la sociedad sea veraz y no induzca a error reflejan el talante transparente de la ONG. Además, es imprescindible que la ONG cuente con una página Web con información completa y actualizada.

• Las campañas de publicidad, captación de fondos e información pública reflejarán de manera fiel los objetivos y la realidad de la organización y no inducirán a error.
• Al menos una vez al año se informará a los donantes y colaboradores sobre las actividades de la organización.
• Son requisitos para llevar a cabo la comunicación de forma eficiente contar con correo electrónico institucional y página web propia en funcionamiento, con información de todas las actividades de la organización y actualizada al menos una vez al año.
• La organización pondrá a disposición de quien lo solicite la memoria anual de actividades y las cuentas anuales, con su correspondiente informe de auditoría serán accesibles a través de la web.

Principio 5 de Transparencia en la Financiación

Para mejorar el clima de confianza es importante que se conozcan los medios de financiación de la ONG y qué entidades, públicas o privadas, están aportando fondos a sus actividades. Igualmente, es esencial que la ONG respete la identidad de los donantes individuales, ajustándose a lo que establece la Ley de Protección de Datos vigente.

En la relación con empresas y entidades privadas resulta fundamental que la ONG cuente con criterios de selección de colaboradores aprobados por su órgano de gobierno y que sean públicas las condiciones en las que cede el uso de su imagen.

• Será conocida la imputación de los fondos recaudados a la actividad de cada año, debidamente documentada, con un desglose de los financiadores.
• Se respetará la privacidad de los donantes individuales.
• Existirán criterios de selección de empresas y entidades colaboradoras.

Principio 6 de Pluralidad en la Financiación

Además de conocer cómo se financia la ONG, es necesario que el origen de sus fondos esté diversificado. Así, la ONG asegura su independencia en la toma de decisiones sin estar sujeta a las directrices que pueda marcar su principal financiador. Una financiación diversificada asegura la estabilidad y la continuidad de la ONG en el caso de que alguna de estas fuentes desaparezca. También, es importante que cuente con un mínimo de financiación privada, que refleje el respaldo de la sociedad y le permita cubrir unos mínimos gastos de estructura para la gestión de la organización.

• La organización deberá diversificar su financiación con fondos públicos y privados. En ningún caso los ingresos privados serán inferiores al 10% de los ingresos totales.
• La organización contará con una variedad de financiadores externos que favorezca la continuidad de su actividad. Ninguno de ellos aportará más del 50% de los ingresos totales de la organización de forma continuada durante los dos últimos años.

Principio 7 de Control en la Utilización de Fondos

Para mejorar la confianza es importante conocer el destino de los fondos de la ONG, concretamente cuánto se destina a proyectos, cuánto se gasta en la dirección y gestión de la ONG y cuánto en actividades de captación de fondos. Contar con una política de aprobación de gastos y con criterios de selección de proveedores aprobados por el órgano de gobierno de la entidad contribuirá al control del uso de los fondos.

La ONG debe elaborar un presupuesto de ingresos y gastos, ya que ésta es una herramienta de gestión fundamental y ayuda a que la planificación de actividades sea coherente con los recursos existentes. La posterior liquidación del presupuesto es de gran ayuda para detectar posibles desviaciones y analizar sus motivos.

Las inversiones financieras deben ajustarse a la política de inversión aprobada por el órgano de gobierno, ser prudentes y evitar poner en peligro los ingresos de la ONG. En cuanto a la participación en sociedades no cotizadas, la organización deberá demostrar que dicha participación contribuye de forma directa a la consecución de su misión, como por ejemplo la integración laboral de personas con discapacidad en el caso de las organizaciones que atienden a este colectivo y que han creado centros especiales de empleo.

En el caso de solicitar fondos para un fin concreto (emergencias, proyectos, programas de apadrinamiento, etc.) la ONG debe asegurar que esos fondos se han destinado al fin para el que fueron solicitados.

• Será conocida la distribución de los gastos de funcionamiento agrupados en las categorías de Captación de Fondos, Programas-Actividad, Gestión-Administración y Actividad Mercantil, si la hubiese. Será además conocido el destino de los fondos desglosado por cada proyecto y línea de actividad de la organización.
• La organización contará con una Política de Aprobación de Gastos, así como criterios de selección de proveedores.
• La organización deberá preparar un presupuesto anual para el año siguiente con la correspondiente memoria explicativa y practicar la liquidación del presupuesto de ingresos y gastos del año anterior. El presupuesto y la liquidación estarán aprobados por el órgano de gobierno y serán públicos.
• La organización no contará con recursos disponibles excesivos en los dos últimos años.
• La organización no presentará una estructura financiera desequilibrada.
• Las inversiones deberán cumplir unos requisitos de prudencia razonable.
• La organización respetará la voluntad de los donantes y se establecerán sistemas de seguimiento de fondos dirigidos. Los fondos procedentes de apadrinamiento se considerarán fondos dirigidos.

Principio 8 de Presentación de las Cuentas Anuales y Cumplimento de las Obligaciones Legales

    Las organizaciones no lucrativas tienen la obligación de rendir cuentas anualmente ante la Administración Pública. La ONG debe presentar sus cuentas anuales y memoria de actividades ante su registro o protectorado correspondiente. Las cuentas anuales, que se deben elaborar conforme al Plan General Contable de Entidades sin Fines Lucrativos, han de ser aprobadas por el órgano de gobierno de la ONG. El hecho de someter las cuentas anuales a una auditoría externa permite que éstas sean verificadas por un experto independiente. También es fundamental que la ONG esté al corriente de sus obligaciones fiscales ante la Administración Tributaria y la Seguridad Social.

• La organización acreditará el cumplimiento de las obligaciones legales ante la Administración Tributaria, Seguridad Social y Protectorado o Registro correspondiente.
• La organización elaborará las cuentas anuales de acuerdo con el Plan General de Contabilidad de Entidades sin Fines Lucrativos que serán sometidas a auditoría externa y aprobadas por la Asamblea General o el Patronato.

Principio 9 de Promoción del Voluntariado

    El voluntariado en una ONG es uno de los principales indicadores de su impacto social. Los voluntarios viven el día a día de la organización y son los mejor posicionados para garantizar que las aportaciones altruistas que se realizan tanto de dinero como de tiempo, son invertidas en el fin social. Suponen, por ello, un control y una crítica positiva interna. Para que los voluntarios estén plenamente integrados en la organización es necesario que la ONG cuente con un plan concreto de actividades a desarrollar por los mismos, así como un plan de formación a disposición de los voluntarios para que éstos puedan llevar a cabo sus actividades con diligencia. También resulta fundamental contratar un seguro que cubra el riesgo de la participación de los voluntarios en las actividades de la ONG.

• La organización promoverá la participación de voluntarios en sus actividades.
• Estarán definidas aquellas actividades abiertas a ser desarrolladas por voluntarios.
• La organización realizará actividades de formación de los voluntarios.
• Los voluntarios estarán asegurados de acuerdo al riesgo de la actividad que desarrollan.